Jaka była Wasza potrzeba?
Nasza główna potrzeba wyniknęła z ryzyka przerw w dostawie energii elektrycznej, które rok przed wprowadzeniem usługi stało się realnym zagrożeniem i było szeroko komunikowane przez media. Rząd nie miał na to gotowej odpowiedzi, więc jako firma zaczęliśmy się zastanawiać, czy możemy sobie pozwolić na przerwy w dostępie do energii elektrycznej. Jeśli tak, to jak długie mogą być te przerwy i w jakim stopniu wpłyną na nasze procesy biznesowe. Okazało się, że nie możemy sobie na to pozwolić, ponieważ mamy wiele krytycznych procesów w naszej infrastrukturze. Zaczęliśmy więc szukać rozwiązań. Jednym z nich było wykorzystanie agregatów, ale w dość ścisłej zabudowie miejskiej okazało się to być zbyt dużym wyzwaniem. W tym momencie zaczęliśmy rozglądać się za możliwością kolokacji naszej serwerowni do wyspecjalizowanego podmiotu. Przeanalizowaliśmy kilka ofert i poprosiliśmy m.in. Exea Data Center o przygotowanie oferty na konkretne usługi. Zaczęliśmy oceniać, na ile te oferty odpowiadają naszym potrzebom oraz jak dobrze będziemy w stanie komunikować się z założeniem, że nasze serwery fizyczne będą znajdować się poza siedzibą firmy.
Szukając firmy, która mogłaby dla Was taką usługę świadczyć, czy już mieliście skonkretyzowane potrzeby i wiedzieliście, czego szukacie?
Tak, ale też byliśmy otwarci na propozycje i na to, co może nam dany podmiot zaproponować. Mieliśmy swoją wizję, ale zdawaliśmy sobie sprawę, że usługi na rynku mogą się różnić, a każda firma ma swoje unikalne cechy. Byliśmy więc otwarci na różne propozycje. Lokalizacja była dla nas istotnym kryterium, ponieważ jesteśmy oddaleni od siebie o pół godziny jazdy samochodem. Jest to ważne dla usług określonego zakresu oraz dla samego umiejscowienia naszego sprzętu.
Czy czynnik certyfikacji też był ważny w wyborze?
Tak jak najbardziej.
Czy poza certyfikacją i lokalizacją, cena też była istotna w wyborze?
Cena była na pewno ważnym kryterium, szczególnie z punktu widzenia biznesu. Jako dział IT musieliśmy przedstawić nasze rekomendacje. Oczywiście braliśmy pod uwagę cenę, ale nie była ona głównym czynnikiem decydującym przy wyborze.
Co Wam się spodobało w Exea Data Center?
Podczas pierwszej wizyty wprowadzającej pokazaliście nam wszystko bardzo dokładnie. Szczególnie spodobało nam się to, jak zaprezentowaliście poziomy dostępu i to, że nie mogliśmy wejść w pewne miejsca, co świadczy o wysokim poziomie bezpieczeństwa. Zaprezentowaliście nam całą strukturę i profesjonalizm waszej działalności. Dzięki temu zyskaliśmy pełne wyobrażenie o funkcjonowaniu takiej usługi. Nawet osoby z IT nie zawsze są świadome, jak dokładnie działa data center, jak ścisłe procedury tam obowiązują i jakie nowoczesne technologie są w użyciu. Wiele osób wciąż ma wyobrażenie serwerowni sprzed wielu lat, nie zdając sobie sprawy z obecnego stopnia skomplikowania i profesjonalizmu takich obiektów. Możliwość zobaczenia tego na żywo zdecydowanie wpłynęła na naszą decyzję.
Jakie usługi zostały Wam zaoferowane?
Były to usługi, które wynikały z naszego zapytania ofertowego, czyli kolokacja i relokacja sprzętu, łącznie z całym zabezpieczeniem i transportem. Dodatkowo zaoferowaliście nam wsparcie sprzętowe oraz wsparcie w zakresie konfiguracji. Wspólnie z pracownikami Exea Data Center przechodziliśmy przez konfigurację naszych maszyn, korzystając z ich wskazówek dotyczących poziomu zabezpieczeń. Proces kolokacji i relokacji sprzętu zakończyliśmy podczas majówki. Po dotarciu urządzeń do was i ich zamontowaniu w szafach, spędziliśmy u was kilka godzin, wykonując prace podłączeniowe. Pracowaliśmy w kilku zespołach, częściowo zdalnie, częściowo na miejscu. Cały proces był dość szybki, zważywszy na skomplikowaną infrastrukturę, która wymagała sprawnego uruchomienia. Faktyczne wyłączenie trwało tylko 8 godzin, co było bardzo krótkim czasem.
Jak długo trwały przygotowania do kolokacji Waszego sprzętu?
Przygotowania do całej usługi rozpoczęliśmy już pół roku wcześniej. Wszystkie rozmowy trwały jakiś czas, ale sam proces relokacji był bardzo krótki. Mieliśmy okno czasowe, aby przewieźć, podłączyć, skonfigurować i przetestować wszystko. To nie jest taka usługa, że spotykamy się w poniedziałek, ustalamy kwestie techniczne i za trzy tygodnie usługa już działa. To są fizyczne urządzenia, które wymagają odpowiedzialności, ubezpieczenia i szeregu ustaleń. Musieliśmy omówić kilkanaście elementów wewnętrznie, opracować procedury i wdrożyć je w ramach wspólnego projektu.
Najbardziej złożoną częścią było doprowadzenie do porozumienia w kwestiach formalno-prawnych. Musieliśmy zbudować świadomość wśród osób, które nigdy nie miały do czynienia z taką usługą, że jest to profesjonalna i rzetelna usługa. Była to dla nas lekcja na przyszłość, która nauczyła nas, jak ważne jest pokazanie decydentom biznesowym rzeczywistego charakteru takiej usługi. Przekazanie pewności, że spełnia ona ich oczekiwania. Ta część procesu zajęła nam najwięcej czasu. Pamiętam, ile było iteracji w naszej umowie i ustaleniach, a dopracowanie tych szczegółów faktycznie było czasochłonne.
Jak wyglądały etapy wdrożenia usługi?
Dawid Goljat, Business Manager Exea: Etapy wdrożenia usługi były dokładnie zaplanowane i skrócone, dzięki starannemu przygotowaniu. Pierwszy obszar dotyczył przygotowania kolokacji, czyli miejsca w szafie, podłączenia urządzeń sieciowych, ustawienia zdalnego dostępu przez naszą firmę do tych urządzeń oraz przeprowadzenia testów komunikacyjnych. Drugim wyzwaniem było przeprowadzenie migracji. Najpierw odwiedziliśmy siedzibę Lewiatana, aby zrobić lokalną wizję, przeanalizować potencjalne zagrożenia i określić logistyczne szczegóły, takie jak miejsca parkingowe czy potrzebę użycia wózków.
Anna Papierowska: Wszystkie elementy związane z migracją zostały dokładnie opisane, zbadane i zweryfikowane, a na tej podstawie przygotowaliśmy cały plan migracji. Po uzyskaniu zgód, podpisaliśmy umowę i wdrożyliśmy ustalenia w życie. Następnie przystąpiliśmy do przygotowania infrastruktury po naszej stronie, co obejmowało inwentaryzację sprzętów oraz backupów. Wymagało to również zastanowienia się nad sposobem zarządzania procesami podczas wyłączenia systemów i ich zastąpienia, szczególnie w kontekście naszej pracy w trybie 24/7. Proces ten nie mógł być zrealizowany pochopnie, wymagał starannego podejścia i gruntownego przygotowania.
Jak przebiegało testowanie i wdrażanie rozwiązania?
Zaczęliśmy od przygotowania infrastruktury. Wszystkie elementy infrastruktury zostały podłączone zarówno po naszej, jak i po stronie Exea. Przeprowadziliśmy wiele spotkań oraz połączeń online między działami technicznymi, aby uruchomić całość.
Pierwszym istotnym testem było pierwsze miesięczne rozliczenie, podczas którego sprawdziliśmy, czy dane docierają do nas zgodnie z oczekiwaniami i czy nie ma opóźnień spowodowanych dodatkową ścieżką komunikacji.
Czy w tych początkowych etapach, gdy to rozwiązanie zostało wdrożone, pojawiły się jakieś nieprzewidziane sytuacje? Jakieś problemy?
Byliśmy zaskoczeni, ale nie. Zaskoczenie było spowodowane tym, że nasze scenariusze zakładały, że jakaś sytuacja kryzysowa może się pojawić. Przygotowywaliśmy się do tego i zostawiliśmy pewien procent niepewności na takie sytuacje, które mogą mieć miejsce. Na szczęście w całym procesie relokacji żadna z maszyn nie ucierpiała. Nie było fizycznego uszkodzenia. Omawialiśmy z zespołem, czy na wszelki wypadek będzie możliwość podstawienia jednego urządzenia na czas, kiedy my byśmy nie dokonali po naszej stronie ewentualnie jakiegoś zakupu. Dobre przygotowanie sprawiło, że po przełączeniu się nie mieliśmy żadnych przestojów ani żadnych trudności. Cały ten proces, w tym liczne spotkania i omawianie tego przypadku na wiele sposobów pozwoliło nam zminimalizować ryzyka wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji. Dzięki temu, że wcześniej dokładnie zweryfikowaliśmy wiele aspektów, bardzo mało rzeczy mogło się wydarzyć bez naszej wcześniejszej weryfikacji. Dużo pracy zostało wykonane przed samym wdrożeniem, co zaowocowało minimalizacją potencjalnych niespodzianek i problemów.
Pojawił się jedynie problem z jednym z pojazdów przewożących sprzęt, który uległ awarii dzień przed planowaną relokacją. Musieliśmy szybko zareagować i znaleźć alternatywne rozwiązanie, ale takie sytuacje czasem się zdarzają. Mimo tego niefortunnego incydentu, wszystko ostatecznie potoczyło się zgodnie z planem i przebiegło pomyślnie.
Pojazd przewożący sprzęt musi być odpowiednio dostosowany do przewozu dużych kartonów, w których znajdują się serwery. Ważne jest, aby opakowania były odpowiednie, najlepiej dostarczone przez producenta, z odpowiednimi wkładkami styropianowymi wewnątrz. Czasem nawet dyski twarde są wyjmowane z macierzy i pakowane oddzielnie, aby zapewnić większe bezpieczeństwo sprzętu. A wy to wszystko zapewniliście.
Kolokacja Lewiatana miała miejsce w maju, więc warunki pogodowe były sprzyjające, a brak niskich temperatur nie stanowił problemu. Po przyjeździe do data center, urządzenia nie musiały przechodzić długiego okresu adaptacji, co było istotne dla ich szybkiego wdrożenia. W praktyce, po relokacji w ciągu jednego dnia, następnego dnia urządzenia już znajdowały się w szafach. Nie było potrzeby czekania na ich ogrzanie się ani dostosowywania do nowych warunków temperaturowych, co było ważne dla naszej efektywności działania. To pokazuje, jak istotne są te drobne szczegóły, o których czasem łatwo zapomnieć.
Jak wyglądał zespół projektowy? Z ilu osób się składał?
Po naszej stronie to było łącznie 7 osób:
- kierownik zespołu IT - Piotr Ferenc
- menadżer techniczny wdrożenia - Karol Kozłowski
- menadżer biznesowy wdrożenia - Anna Papierowska
- 2 pracowników technicznych - Sebastian Urbański, Krzysztof Andrzejewski
- dział prawny
W Exea Data Center byli zaangażowani operatorzy przy migracji oraz opiekun klienta. Łącznie można by policzyć 8 osób.
Migracja sprzętu wiąże się z ogromnymi kosztami, zarówno na etapie zakupu sprzętu, jak i późniejszego dostosowania go do naszych potrzeb. Mieliśmy świadomość tej ogromnej odpowiedzialności, zwłaszcza w kontekście ryzyka związanego z transportem sprzętu. Dlatego też podjęliśmy szereg środków ostrożności, aby zminimalizować to ryzyko.
Nasza migracja nie odbyła się w jednej turze transportu. Zorganizowaliśmy różne transporty, przy czym każdy kolejny wyruszał dopiero po potwierdzeniu dotarcia poprzedniego sprzętu do celu. To właśnie taki proces, uwzględniający naszą lokalizację, pozwolił nam uniknąć potencjalnych opóźnień związanych z długimi dystansami do pokonania. Szacując ryzyko, doszliśmy do wniosku, że warto podjąć ryzyko transportu, niż pozostawić sprzęt w naszej firmie.
Decyzję o przeniesieniu zapoczątkował czas pandemii, który zmienił sposób, w jaki działają usługi. Zmiany te skłoniły nas do zrewidowania naszych procesów i podejścia do infrastruktury, co ostatecznie doprowadziło do decyzji o migracji do data center. Pandemia spowodowała gwałtowny wzrost usług online, co wymusiło zmiany w naszej działalności i podjęcie decyzji o przeniesieniu infrastruktury do bardziej profesjonalnie przygotowanego i zabezpieczonego środowiska.
Decyzja o relokacji nie była spowodowana żadną sytuacją kryzysową?
Nie było u nas żadnej sytuacji kryzysowej, po której stwierdziliśmy, że potrzebujemy relokacji. Była to raczej odpowiedź na potencjalne zagrożenia, o których informowano w komunikatach prasowych. Zamiast czekać, aż te zagrożenia się zmaterializują, postanowiliśmy działać z wyprzedzeniem, aby uniknąć strat finansowych związanych z przerwą w działaniu firmy. To podejście było oznaką naszej odpowiedzialności i proaktywności.
Jakie korzyści przyniosło to rozwiązanie?
Na pewno to, że infrastruktura, którą dostarczacie, powoduje, że nie musimy się zajmować takimi rzeczami jak wpływ czynników atmosferycznych na działanie naszego sprzętu. U was, w stabilnych warunkach wszystko działa sprawnie. Mając zaplecze sprzętowe po waszej stronie jesteśmy zabezpieczeni w przypadku awarii sprzętowej (faktycznie uratowaliście nas sprzętowo w jednej sytuacji kryzysowej).
Dodatkowo, korzystając z wsparcia supportu i techników na miejscu, nasze zespoły nie muszą podejmować fizycznych działań na urządzeniach. Możemy delegować pewne zadania do was, prosić o zdalne działanie (usługa zdalnych rąk). Dzięki zapewnionemu monitorowaniu sprzętu wyeliminowaliśmy wcześniejsze braki w monitorowaniu naszej infrastruktury przez całą dobę, nawet w weekendy i podczas świąt. Kolokacja urządzeń pozwoliła nam zlikwidować ten problem i zredukować ryzyko.
Czy w związku z tym rozwiązaniem zmniejszyły się koszty, czy pojawiły się jakieś zwroty tej inwestycji?
Monitorowaliśmy koszty, zwłaszcza koszty związane z zużyciem energii elektrycznej i ogólnym utrzymaniem infrastruktury. Choć może być trudno dokładnie określić ROI, zauważamy stabilność kosztów prądu, które pozostają zgodne z naszymi założeniami. Główną korzyścią biznesową jest fakt, że teraz możemy skoncentrować nasze zasoby na strategicznych inicjatywach, zamiast na codziennej opiece nad infrastrukturą.
Jak relokacja infrastruktury wpłynęła na funkcjonowanie całej organizacji?
Myślę, że głównym i najważniejszym aspektem z naszej perspektywy było to, że relokacja nie była odczuwalna dla organizacji, ponieważ cały proces przeniesienia starannie przygotowaliśmy. W dużym stopniu zawdzięczamy to zaangażowaniu pracowników technicznych, którzy dokładnie opracowali i przeprowadzili operację, sprawiając, że użytkownicy końcowi nie zauważyli nawet tej zmiany, a to była nasza największa obawa.
Jak możesz ocenić naszą pracę, czy coś wymaga poprawy lub czy coś moglibyśmy zrobić lepiej z perspektywy czasu?
Przez rok naszej współpracy nie zauważyliśmy żadnych problemów, które wymagałyby poprawy. Czasem zgłaszamy serwis, na przykład mieliśmy wymianę jednego urządzenia, ponieważ wymagało to naprawy. Doceniamy profesjonalizm waszych usług, co zostało potwierdzone podczas naszej wizyty w Exea poprzez pełną procedurę weryfikacyjną. Pomimo tego, że się znamy to podczas wizyty w Exea musieliśmy przejść pełną procedurę weryfikacyjną. To dało nam poczucie, że te procedury nie są tylko na pokaz, ale że funkcjonują w praktyce. Zapewniło nam to poczucie bezpieczeństwa. Tak jak już wcześniej wspomniałam, żałowaliśmy, że nie poprosiliśmy przedstawicieli naszej firmy o udział w tej wizycie, aby mieli możliwość zobaczenia, jak wszystko działa i jak jest zabezpieczone. To byłoby bardzo pomocne w przyspieszeniu kwestii formalno-prawnych.
Kolokowany sprzęt trafiając do Exea, trafia w warunki, których nie dałoby się zapewnić w typowej wynajmowanej przestrzeni biurowej, gdzie serwerownia nie jest dostosowana do wymagań sprzętu. Zapewnienie właściwej temperatury czy wilgotności to są takie rzeczy, które działom IT spędzają sen z powiek. W przypadku korzystania jedynie ze zwykłej klimatyzacji, pojawia się pytanie, co zrobimy, gdy będzie wymagany serwis klimatyzacji. Podobnie, posiadając standardową infrastrukturę energetyczną budynku, niepokoi nas możliwość planowanych lub nieplanowanych wyłączeń prądu. My te kwestie oddaliśmy w ręce profesjonalistów, którzy zdjęli nam te problemy z głowy.
