W świetle wydarzeń związanych z rozprzestrzeniającym się koronawirusem (COVID-19), gwałtownie wzrasta konieczność wspierania przez firmy elastycznego modelu pracy. Przedsiębiorstwa niezależnie od sektora powinny być przygotowane na kolejne zalecenia czy obostrzenia, a w rezultacie zdalną pracę swoich pracowników na niespotykaną wcześniej skalę.

Według ostatniego badania firmy analityczno-doradczej Gartner, mało który biznes jest dziś gotowy, by jego pracownicy całość swoich obowiązków lub ich większą część wykonywali z domu. Zdaniem przedstawicieli badanych firm największe wyzwanie stanowi właściwa organizacja pracy w nowych warunkach oraz brak odpowiedniej infrastruktury technologicznej.

Podczas gdy pierwsza z tych kwestii wiąże się raczej z wypracowaniem nowych sposobów komunikacji, pracy zespołowej i całości workflow, druga w praktyce oznacza nieplanowane inwestycje oraz dodatkową pracę dla firmowego działu IT. Skupmy się zatem na kwestii zaplecza technicznego, jakie trzeba zapewnić, by wszyscy pracownicy mogli efektywnie realizować swoje zadania, pracując z domu.

Zacznij od absolutnych podstaw

Twoi pracownicy będą potrzebować narzędzi do pracy. Zadbaj o to, by w najbliższych dniach czy tygodniach wychodząc z pracy, nie zapominali zabierać ze sobą służbowego laptopa i telefonu. Poproś, by sprawdzili, czy ich zasilacze i baterie są sprawne. Równie istotne będzie przetestowanie możliwości domowego łącza internetowego, ewentualnych limitów jego transferu oraz stabilnego połączenia z firmowymi zasobami za pomocą VPN. Takie pozornie błahe kwestie mogą okazać się kluczowe np. w przypadku zamknięcia Waszego biurowca.

Niezbędne oprogramowanie

Kolejną kwestię stanowi zadbanie o to, by oprogramowanie niezbędne do Waszej codziennej pracy w pełni działało również poza firmą. Brak dostępu do skrzynek pocztowych, systemów CRM, ERP czy systemu obiegu dokumentów w praktyce może oznaczać paraliż Twojej firmy. Do korzystania z niektórych rozwiązań konieczny może okazać się protokół RDP (Remote Desktop Protocol), czyli tzw. zdalny pulpit. Sprawdź, czy Twoja firma posiada wystarczającą liczbę licencji, by mogli korzystać z nich wszyscy potrzebujący tego pracownicy oraz odpowiednio skonfigurowaną infrastrukturę.

Ważne również, byś pamiętał o funkcjonowaniu strategii wykonywania kopii bezpieczeństwa wszystkich firmowych maszyn i zasobów. To strategiczne działanie, o krytycznym znaczeniu. Odpowiedni backup może decydować o być albo nie być Twojej firmy w każdej sytuacji, nawet gdy nie zagrażają jej żadne zewnętrzne czynniki.

Kluczowy czynnik ludzki

Pamiętaj, że za prawidłową pracą zarówno każdego prostego oprogramowania, jak i całości infrastruktury stoją ludzie. Ludzie, którym zapewnienie zdalnej pracy z domu nie będzie tak proste, jak pozostałym pracownikom biurowym. Mowa o administratorach IT, dla których przystosowanie firmowych zasobów do zdalnej pracy może okazać się prawdziwym egzaminem, a zastąpienie ich w razie ewentualnej kwarantanny będzie trudnym wyzwaniem.

Wymagane zasoby

By zapewnić jednoczesny dostęp do wspomnianych systemów przez wielu użytkowników, musisz zadbać również o aspekty infrastrukturalne. Obsługa wzmożonego ruchu może wymagać łącza internetowego o większej niż zwykle przepustowości. Również moc obliczeniowa Twojej infrastruktury może być przewidziana na dużo mniejsze obciążenia, co w rezultacie może skutkować niewydolnością całego systemu.

Plan A - konieczność nagłej inwestycji?

Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoja firmowa infrastruktura jest gotowa, by wszyscy pracownicy pracowali z domów, jak najszybciej powinieneś poczynić odpowiednie przygotowania. Wiąże się to jednak z kosztownymi inwestycjami, czasochłonnym negocjowaniem stawek oraz długim czasem oczekiwania na dostawy sprzętu fizycznego i jego wdrożenia. Zwłaszcza teraz, w okresie wzmożonego popytu na podobne rozwiązania, przy jednoczesnych ubytkach kadrowych, każdy z etapów tego łańcucha może znacząco się wydłużać. Dodatkowo, gdy sytuacja wróci do normy, zostaniesz z przeskalowanymi zasobami, zbędnymi licencjami czy umowami zawartymi na długie lata.

Istnieje jednak skuteczny sposób, by zapewnić stabilność firmowych procesów oraz zagwarantować dostęp do wszystkich systemów Twoim pracownikom i klientom. Pozwoli on przejść suchą stopą przez ten trudny, nietypowy czas i rozwiązuje wszystkie wspomniane wyżej problemy.

Plan B – wykorzystanie nowych technologii

Mowa o rozwiązaniu opartym o chmurę obliczeniową, która jest gotowa do natychmiastowego wdrożenia. Takie środowisko nie wymaga kosztownych zakupów oraz zawierania długoterminowych umów. W każdym momencie możesz zmienić liczbę użytkowników zdalnych pulpitów oraz wielkość używanych zasobów. Możesz liczyć na pełne wsparcie inżynierów przy wdrożeniu i podczas korzystania z rozwiązania. Rozliczysz się tylko za wykorzystane zasoby, a po powrocie do pracy w normalnym trybie możesz zmniejszyć zakres wykorzystywanej usługi lub w całości z niej zrezygnować.

To elastyczne i wygodne rozwiązanie, które nie wymaga dużych inwestycji, a może okazać się zbawienne w obliczu zalecanych czy wymaganych od pracodawców działań. Warto zatem skorzystać z wsparcia doświadczonych ośrodków jak Exea Data Center, gotowych do natychmiastowej pomocy w tym niecodziennym wyzwaniu.

Nie panikuj, działaj!

Dynamicznie zmieniająca się sytuacja związana z epidemią koronawirusa wymusza na wszystkich podjęcie odpowiednich działań, mających na celu jej zatrzymanie. Zapewnienie pracownikom możliwości pracy z domu jest opcją bezpieczną i wygodną, m.in. w obliczu zamknięcia placówek, które opiekują się dziećmi, gdy ich rodzice zwykle pracują. Warto wspierać wszelkie rozwiązania odpowiedzialne społecznie, zwłaszcza gdy znacznie ułatwiają nam je możliwości nowoczesnych technologii.

Zachowaj ciągłość działania biznesu z Exea!