Toruńskie Centrum Usług Wspólnych jako pierwsza jednostka sektora publicznego w Polsce wdrożyła rozwiązania oparte o technologię blockchain.

Rozwiązania oferowane przez firmy Exea Data Center oraz Atende pozwalają Centrum zamienić papierowe wydruki i płyty CD na rzecz bezpiecznych dokumentów cyfrowych.

Toruńskie Centrum Usług Wspólnych to jednostka organizacyjna zajmująca się usługami finansowo-księgowymi, płacowymi, podatkowymi i sprawozdawczymi. Obsługuje 75 miejskich instytucji, przede wszystkim wszystkie placówki oświatowe Gminy Miasta Toruń. Jej głównym celem jest podniesienie efektywności działania jednostek oraz optymalizacja ich kosztów dzięki wspólnemu świadczeniu usług z jednego, centralnego miejsca.

Centrum księguje rocznie ponad 46 tys. dokumentów z obsługiwanych placówek. Tak duża liczba danych generuje olbrzymie koszty związane z ich przetwarzaniem i archiwizowaniem. Z tego powodu TCUW zdecydował się na innowacyjne rozwiązanie trwałego nośnika w oparciu o technologię blockchain. Jest to rozwiązanie kierowane do wszystkich firm i instytucji wymagających bezpiecznego archiwum danych i wdrażających politykę paperless, takich jak m.in. banki, instytucje finansowe, firmy ubezpieczeniowe czy energetyczne.

Czym jest trwały nośnik? Według polskiego prawa to „materiał lub urządzenie umożliwiające przechowywanie przez czas niezbędny, wynikający z charakteru informacji oraz celu ich sporządzenia lub przekazania, zawartych na nim informacji w sposób uniemożliwiający ich zmianę lub pozwalający na odtworzenie informacji w wersji i formie, w jakiej zostały sporządzone lub przekazane”.

Właśnie za pomocą trwałego nośnika banki muszą udostępniać swoim klientom wszelkie informacje o zmianach wysokości opłat czy regulaminów. Do tej pory miało to miejsce za pomocą wysyłanych pocztą papierowych listów lub płyt CD. UOKiK odrzucił możliwość wysyłki informacji poprzez załączanie ich do wiadomości e-mail, ponieważ teoretycznie banki mogłyby dowolnie zmieniać wiadomość lub je usuwać.

W czasach, gdy większość z nas posiada dostęp do Internetu, a digitalizacja obejmuje coraz to kolejne obszary naszego życia, pocztowa wysyłka papierowych dokumentów staje się nieco absurdalna. Podobnie sprawa wygląda z płytami – zapis na tych nośnikach jest kosztowny, a coraz mniej komputerów jest fabrycznie wyposażonych w stacje dysków. Obie te formy trwałych nośników są nieekologiczne oraz generują olbrzymie koszty związane z ich wysyłką.

Z pomocą przychodzi autorskie rozwiązanie Atende ChainDoc, które wspiera działalność TCUW poprzez uwierzytelnianie dokumentów przekazywanych drogą elektroniczną, co ogranicza konieczność korzystania z papieru oraz innych kosztownych rozwiązań. ChainDoc został zintegrowany z platformą ISOD (Internetowy System Obiegu Dokumentów) – istniejącym rozwiązaniem stworzonym wcześniej dla TCUW, którego celem jest wymiana elektroniczna dokumentów pomiędzy Centrum a jego klientami.

Elektroniczna komunikacja między jednostkami jest dużo efektywniejsza, szybsza, zapewnia obu stronom pełen dostęp do dokumentu i umożliwia nam ograniczenie przepływu papierowych dokumentów. Proszę sobie wyobrazić, że jeżeli obsługujemy 46 tys. faktur w ujęciu rocznym, to fizycznie te dokumenty musiałyby trafić do księgowych, którzy sami wprowadzaliby je w system finansowo-księgowy.

Paweł Modrzyński, dyrektor Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych

ChainDoc automatycznie znakuje finansowo-księgowe dokumenty Centrum czasem, dzięki czemu wiadomo, kiedy zostały wprowadzone do systemu, a ich rejestracja i weryfikacja daje nam pewność, że nie zostały zmodyfikowane przez osoby trzecie – są zatem niezmienialne.

Usługa zbudowana jest w oparciu o potwierdzony, otwarty kod silnika blockchain, gwarantując przejrzystość rozwiązania i dającym pewność dotyczącą zakresu jego działania. Jest to jednocześnie zamknięty i prywatny blockchain oparty o zlokalizowane w Polsce zaufane węzły komputerowe – m.in. Atende oraz Exea Data Center w Toruniu. Exea jako jedyna serwerownia w Polsce posiada prestiżową certyfikację Tier III of Constructed Facility, która potwierdza najwyższy poziom oferowanych usług, gwarantując, że wszelkie przechowywane w niej dane są w pełni bezpieczne.

Jednak cały proces bezpiecznego zapisywania i archiwizowania danych w niezmieniony sposób nie byłby kompletny bez odpowiedniego miejsca do ich składowania. W tym zakresie TCUW korzysta z kolejnego innowacyjnego rozwiązania – software’owego trwałego nośnika w modelu usługowym, czyli WORM as a Service. Pod akronimem WORM kryje się termin Write Once Read Many, który w języku angielskim oznacza technologię przechowywania danych, polegającą na jednokrotnym zapisie danych na nośniku, bez późniejszej możliwości ich modyfikowania, by zapobiec przypadkowemu usunięciu lub zmianie poufnych informacji.

Na rynku istnieją rozwiązania WORM oparte o fizyczne macierze, które są jednak kosztowne z racji konieczności inwestycji w sprzęt, jego utrzymanie i serwis (wymiana dysków, przestrzeń w serwerowni, koszt prądu, aktualizacje itp.). Dużo efektywniejsze jest software’owe rozwiązanie w modelu usługowym, które wykorzystuje system pamięci obiektowej oferowane przez bezpieczne Exea Data Center. Szereg mechanizmów bezpieczeństwa uniemożliwia zarówno przypadkowe, jak i celowe usunięcie danych, a brak konieczności inwestycji w fizyczny sprzęt i jego utrzymanie sprawia, że jest to rozwiązanie dużo bardziej efektywne finansowo. Dodatkowo Exea Data Center gwarantuje TCUW nielimitowaną przestrzeń na dane, dostosowującą się do aktualnego zapotrzebowania.

WORM as a Service wraz z ChainDoc wspólnie tworzą nowoczesne rozwiązanie trwałego nośnika danych dla TCUW.

Dokumenty Centrum przekazywane są w dużo szybszy, bezpieczniejszy i tańszy sposób. Pracownik, który księguje dokumenty nie musi w żaden dodatkowy sposób zabezpieczać czy znakować dokumentów, wszystko dzieje się samoczynnie w tle. Taki trwały nośnik ma swoje szczególne zastosowanie w sektorze publicznym, gdzie wiarygodność i transparentność wszystkich informacji ma kluczowe znaczenie.

Tomasz Pasikowski, prezes Exea Data Center

Dowodem na innowacyjność software’owego trwałego nośnika jest nagrodzenie tytułem Człowieka Roku prezydenta Torunia Michała Zaleskiego podczas tegorocznej edycji Smart City Forum za wdrożone w TCUW rozwiązania w oparciu o technologie przyszłości. Centrum jako przedstawiciel sektora publicznego przeciera zatem szlaki innym jednostkom, wśród których najnowsze rozwiązania wciąż nie są tak powszechne, jak na rynku komercyjnym.